Configurer Zapier

Que voulez-vous faire ?

Qu'est-ce qu'un zap ?

Les zaps sont des automatisations qui suivent les règles « If/then » (si... alors).  Chaque zap consiste en un déclencheur ou trigger (« si cela se produit ») et une action (« alors faire cela ») qui fonctionnent grâce à une connexion entre deux applications : l'application-déclencheur (à partir de laquelle les zaps sont envoyés) et l'application d'action (vers laquelle les zaps sont envoyés).

Pour utiliser Zapier, vous devrez :

  • connecter deux applications prises en charge via Zapier (dans ce cas, MindManager et une autre application prise en charge) ;

  • configurer les règles pour chacun des zaps que vous créez.

Lire le conseil

 

    Consultez également :

 

Créer un compte MindManager

Pour utiliser Zapier, vous devez au préalable créer un compte MindManager. Ce compte sera utilisé pour permettre à Zapier d'accéder à vos maps.

Lire la remarque

  1. Effectuez une des opérations suivantes :

    Depuis l'onglet Tâche, dans le groupe Envoi de tâches, cliquez sur le menu déroulant Zapier puis sur Configurer le compte.

    		OU

    Depuis l'onglet Avancé, dans le groupe Zapier, cliquez sur le menu déroulant Zapier puis sur Configurer le compte.

 

Lire le conseil

  1. Dans la boîte de dialogue Set Up Account (Configurer le compte), saisissez :

Ou connectez-vous via Google+.

  1. Cliquez sur Sign In (Se connecter) pour créer votre compte Zapier.

  2. Une fois votre compte MindManager configuré, un message de confirmation s'affiche.

Créer un compte Zapier

Après avoir créé votre compte MindManager, vous devez créer un compte dans Zapier.

  1. Effectuez une des opérations suivantes :

    Dans la boîte de dialogue de confirmation du compte MindManager, cliquez sur Launch (Lancer) pour ouvrir la page du site web Zapier dans votre navigateur.

    		 OU

    Dans votre navigateur préféré, rendez-vous directement au site web Zapier.

 

  1. Suivez les instructions sur le site web Zapier pour créer un compte. Si vous avez déjà un compte, connectez-vous à ce dernier.

Après avoir activé vos deux comptes, vous pouvez commencer à créer des zaps.

Haut de la page

Créer un zap

La configuration de Zapier s'effectue sur le site web Zapier selon un processus par étapes. Vous y trouverez des centaines d'applications pouvant être liées les unes aux autres via Zapier. La création d'un zap varie selon les applications vous souhaitez relier.  

Prenons un cas type : configurer un zap entre MindManager et Trello.

Remarque : Zapier n'est pas localisé actuellement. Afin d'offrir des instructions à l'écran exactes, le texte et les captures d'écran qui font référence à des invites de Zapier et de ces applications sont en anglais.  

  1. Sur la barre de navigation Zapier, cliquez sur Make a Zap (Créer un zap). L'interface de Zapier vous demande de choisir un déclencheur (trigger) et une action.

    Pour commencer :

    Choisissez une application-déclencheur : lorsque vous créez un zap qui vous permet d'envoyer des informations de sujet depuis MindManager vers une autre application, l'application-déclencheur est toujours Mindjet MindManager.  

    Choisissez une application d'action : choisissez l'application à laquelle vous souhaitez envoyer les données de sujet de map MindManager, Trello, par exemple.

     

    Puis :

    Choisissez un déclencheur : bien que certaines applications activées pour Zapier vous permettent de choisir parmi un éventail d'activités de déclenchement, lorsque vous sélectionnez Mindjet MindManager, il vous est offert une seule sélection : Zap topics (Zapper des sujets).

    Choisissez une action : sélectionnez l'action que vous souhaitez voir appliquée.  L'action potentielle peut varier. selon l'application à laquelle vous vous connectez  Par exemple, si l'application d'action est :

    • Gmail, vous pouvez choisir « send email » (créer et envoyer un message e-mail contenant les infos de sujet de votre map) ou « create draft » (créer un message e-mail avec les infos de sujet de la map, sans l'envoyer).

    • Evernote, vous disposez de l'option de créer une note (« create note »), créer une balise (« create tag »), créer un rappel (« create reminder ») ou d'ajouter à une note (« append to note »).

    • Slack, vous pouvez choisir d'envoyer un message direct (« send direct message ») ou d'envoyer un message sur le canal (« send channel message »).

     

    Puisque nous créons un lien avec Trello dans l'exemple ci-dessus, nous allons choisir « Create Board » (Créer un tableau).  Ainsi, les informations de sujet zappées vers Trello seront utilisées pour générer un nouveau tableau Trello.

 

  1. Connectez les comptes :

    Sélectionner un compte Mindjet MindManager

    Sélectionner le compte de l'application d'action

    • Connectez Zapier au compte de votre application d'action et autorisez son accès.

    Dans ce cas, nous allons nous connecter au compte Trello.  

    Tester le compte

    • Pour vérifier que Zapier accède bien aux comptes en question, cliquez sur le bouton Test This Account (Tester ce compte).


Lire le conseil

  1. À présent, vous devez configurer vos filtres déclencheurs (Trigger Filters).  Zapier vous permet de déterminer des conditions pour que le zap ne soit activé que si ces conditions sont remplies.

Pour commencer :

Dans la section Filter (Filtre), cliquez sur + Add Custom Filter (+ Ajouter un filtre personnalisé). La section Add a Filter (Ajouter un filtre) s'ouvre avec trois champs de saisie :

  • Field (Champ) vous permet de sélectionner parmi une liste d'informations de sujet MindManager, y compris le texte de sujet (topic text), l'échéance (due date), les balises (tags), la priorité (priority), les ressources (resources), les notes (notes), les liens (links), le texte des sujets secondaires (subtopics text), les jalons (milestones), la progression (progress), la date de début (start date) et autres. Cliquez sur les informations de sujet que vous souhaitez utiliser comme filtre.

  • Condition vous permet de régler les paramètres du contenu saisi dans Value. Par exemple, si Value (la valeur) contient une date, vous pouvez régler la condition sur (Date/Time) Greater Than ((Date/heure) postérieure à), (Date/Time) Less Than ((Date/heure) antérieure à) ou (Date/Time) Equals ((Date/heure) égale à).

  • Value (Valeur) vous permet d'entrer la valeur spécifique à laquelle le champ doit correspondre pour que les informations de sujet soient zappables. Cela peut être une chaîne de texte, une date ou un nombre.  

Sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser. Dès lors que vous avez créé un filtre, chaque sujet que vous souhaitez envoyer à l'aide de ce zap doit correspondre aux critères définis dans le filtre, sinon vous recevrez un message d'erreur de Zapier.

Dans l'exemple ci-dessus, un zap sera envoyé de MindManager à Trello pour créer une nouvelle carte uniquement si le sujet sélectionné est marqué d'une priorité 1 ou 2. Les sujets de priorité inférieure ne peuvent être zappés.

 

Lire le conseil

  1. Personnalisez l'action en faisant correspondre les informations de sujet MindManager aux champs cibles dans l'application d'action.

     

    Dans le cas du zap de tableau Trello ci-dessus, le nom de l'organisation est ignoré ; le texte de sujet est utilisé comme nom du nouveau tableau, et la description du tableau inclut les ressources comprises dans le sujet, les dates de début et d'échéance du sujet, notes et liens et progression pour ce sujet.

    Lorsque vous envoyez un zap, les informations de MindManager sont envoyées et utilisées par l'action d'application. La façon dont les informations sont utilisées varie selon l'application—et les instructions que vous donnez à Zapier à cette étape. Chaque application offrira une sélection spécifique de champs d'informations, certains requis et d'autres optionnels.

    • Pour certains de ces champs, les informations doivent y être saisies par l'utilisateur.

    • D'autres incluent un menu déroulant de données de sujet MindManager.  Cliquez sur le bouton Insert Fields  (Insérer des champs) pour accéder aux options et sélectionner celle(s) que vous souhaitez associer à chaque champ :

      • topic text (texte de sujet)

      • due date (échéance)

      • tags (balises)

      • resources (ressources)

      • priority (priorité)

      • notes

      • link (lien)

      • subtopics text (texte des sujets secondaires)

      • all branch info (infos de toutes les branches—y compris toutes celles des sujets et sujets secondaires ainsi que tous les marqueurs de la branche)

      • milestones (jalons)

      • progress (progression)

      • start date (date de début)

    Par exemple, lorsque vous créez un zap qui génère un tableau Trello à partir d'un sujet de map MindManager, trois champs vous sont présentés :

    • Organization (organisation—optionnel)

    • Name (nom du tableau—requis)

    • Description (du tableau—requis)

    Remarque : Remarque : après avoir fait correspondre les données de map MindManager aux champs de l'application d'action, vos sujets de map doivent inclure tous les types de données indiqués. Sinon, vous recevrez un message d'erreur de Zapier. Dans l'exemple Trello ci-dessus, si vous n'avez pas fixé d'échéance (Due Date) pour votre sujet, vous recevrez un message d'erreur lorsque vous essaierez de zapper ce sujet.


  1. Après avoir personnalisé l'action, testez le zap.

    Cliquez sur le bouton Test.

     

    Remarque : il vous sera peut-être nécessaire de retourner à votre map MindManager et de zapper un sujet pour passer ce test avec succès.

    • Zapier vous présentera de 1 à 3 exemples à tester.

      • Cliquez sur See trigger sample (Voir un exemple de déclencheur) pour revoir les données de déclencheur' qui seront incluses dans le zap.

      • Cliquez sur See action sample (Voir un exemple d'action) pour revoir les actions qui seront prises par le zap.

    • Cliquez sur Test Zap with this sample (Tester le zap avec cet exemple) pour effectuer un test du zap.  

      • Si le test réussit, vous recevrez une notification :

      • Si le zap échoue, vous recevrez un message d'erreur vous indiquant le problème spécifique et ce que vous devez faire ensuite.

 

  1. Nommez votre zap et activez-le.

    La plupart des utilisateurs configurent plus d'un zap.  

    • Vous pouvez par exemple créer un zap pour convertir des données de sujet MindManager en carte Trello, et en créer un autre pour envoyer des e-mails de rappel via Gmail.

    • Vous pouvez aussi avoir plus d'un type de zap pour une même application : un pour créer une carte Trello, un autre pour créer un tableau Trello, et un dernier pour dresser une liste Trello.

    Pour différencier vos divers zaps, assurez-vous donner à chacun un nom différent.

    Nous avons créé un zap qui utilise des données de map MindManager pour créer un nouveau tableau dans Trello. Par conséquent, un nom approprié serait « Tableau Trello ».  

    Cliquez sur Turn Zap on (Activer le zap) pour l'activer.

 

Remarque : les données envoyées via Zapier ne sont pas synchronisées avec la map.  Si vous effectuez des modifications sur votre map, elles ne seront pas mises à jour dans l'application d'action. Vous devez envoyer à nouveau votre Zap pour mettre à jour ces informations.

Haut de la page

Tableau de bord Zapier

Après avoir bien configuré votre zap, vous le verrez listé sur votre tableau de bord Zapier sous le nom que vous lui avez donné. Vous pouvez alors commencer à zapper à partir des sujets MindManager.

Si vous avez plus d'un zap configuré, utilisez le tableau de bord pour les gérer.