Работа с Microsoft Outlook

Добавление на карту темы запроса Outlook

В комплект приложения MindManager входят предварительно подготовленные запросы Outlook, которые можно использовать в работе. Вы можете использовать эти запросы как есть, изменить их в соответствии со своими потребностями или же создать собственные запросы.

Прочитать примечание

При добавлении на карту темы запроса Outlook он будет содержать все соответствующие элементы Outlook в виде связанных подтем элементов Outlook. Чтобы увидеть обновленные результаты, можно в любой момент времени синхронизировать запрос.

1. Дополнительно Выберите тему (запрос будет добавлен как подтема этой темы).

2. На вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели нажмите Элементы Outlook.
   Прочитать примечание

   Если эти команды не отображаются, см. раздел Устранение неполадок надстроек Microsoft Office.

3. Выберите необходимый запрос или щелкните Новый запрос Outlook, чтобы создать собственный
   Прочитать подсказку

   По умолчанию запросы, результаты которых содержат задания или встречи, добавляют лиц, выполняющих задание и приглашенных на встречу, в список карты "Ресурсы". Если вы создаете собственный запрос, эту операцию можно отключить.

4. Тема запроса Outlook и его результаты (связанные темы элементов Outlook) будут добавлены на карту.

Вы также можете добавить тему запроса с панели задач Outlook. Этот способ позволяет выполнять запрос, чтобы предварительно просмотреть его результаты до добавления тем на карту.

1. На вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели нажмите Элементы Outlook.

2. Щелкните Диспетчер запросов Outlook.

3. На панели задач Outlook выберите необходимый запрос и перетащите его на карту, либо щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите Добавить к карте.
   Нажмите , чтобы сначала запустить запрос, если вам необходимо просмотреть, какие результаты будут получены, перед добавлением на карту.

4. Тема запроса Outlook и его результаты (связанные темы элементов Outlook) будут добавлены на карту.
   Прочитать подсказку

   По умолчанию запросы, результаты которых содержат задания или встречи, добавляют лиц, выполняющих задание и приглашенных на встречу, в список карты "Ресурсы". Этот параметр можно отключить, отредактировав запрос перед добавлением темы запроса на карту.

Добавление на карту выбранных результатов запроса Outlook

Вы можете добавить определенные элементы из запроса, выполненного с помощью панели задач, на свою карту.

1. На вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели выполните одно из следующих действий.
   

   Нажмите Outlook и в раскрывшемся списке выберите Диспетчер запросов Outlook.

   Или

   Нажмите кнопку "Панели задач" в нижнем правом углу и выберите Outlook.

2. На панели задач Outlook выберите необходимый запрос и нажмите , чтобы выполнить запрос.

3. Результаты запроса будут отображены в нижней части панели.

4. Перетащите какой-либо элемент из списка результатов на карту. Они станут связанными темами элементов Outlook.
   Прочитать подсказку

   Элементы в списке "Результаты" можно отсортировать, щелкнув заголовки столбцов.
   Чтобы открыть элемент в Outlook, дважды щелкните его имя.

Создание, изменение и управление запросами

Для работы с запросами используется панель панель задач "Запросы Outlook". Чтобы открыть эту панель, выполните одно из следующих действий.

На вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели нажмите Элементы Outlook. В раскрывшемся меню установите флажок Диспетчер запросов Outlook.

Или

В нижней строке состояния нажмите кнопку Панели задач , а затем щелкните Outlook.

Прочитать примечание

Изменение порядка запросов в списке

• Чтобы изменить порядок размещения элементов в списке, выберите имена запросов на панели задач "Запросы Outlook" и перетащите их вверх или вниз.

Создание нового запроса

1. На панели задач "Запросы Outlook" щелкните или щелкните правой кнопкой мыши в пустом месте в списке запросов и выберите Новый запрос Outlook.

2. Укажите информацию в этих полях.

3. Нажмите кнопку ОК.

MindManager автоматически выполнит запрос и отобразит найденные совпадения в списке Результаты в нижней части панели, поэтому вы сможете увидеть, выполнен ли запрос как ожидалось.

Прочитать подсказку

Редактирование существующего запроса

1. Дополнительно Если вы хотите создать новый запрос на основе уже существующего без изменения оригинала, на панели задач "Запросы Outlook" щелкните правой кнопкой мыши запрос и в контекстном меню выберите Дублировать.

2. На панели задач "Запросы Outlook" выберите запрос, который необходимо изменить, и нажмите кнопку Редактировать запрос Outlook, либо щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите Редактировать.

3. Измените информацию в этих полях.

4. Нажмите кнопку ОК.

MindManager автоматически выполнит запрос и отобразит найденные совпадения в списке Результаты в нижней части панели, поэтому вы сможете увидеть, выполнен ли запрос как ожидалось.

Вы также можете отредактировать запросы, которые уже добавлены на карту.

Удаление запросов

• На панели задач "Запросы Outlook" выберите запрос, который необходимо удалить (нажмите и удерживайте клавишу CTRL, чтобы выбрать отдельные запросы, или нажмите и удерживайте клавишу SHIFT, чтобы выбрать диапазон запросов), а затем нажмите кнопку Удалить запрос Outlook или щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите Удалить.

Прочитать подсказку

Отправка темы с карты для создания задания или встречи Outlook

При отправке темы в Outlook в этом приложении создается новое задание или встреча. Тема становится связанной темой элемента Outlook, которая синхронизируется с соответствующим элементом Outlook.

1. Дополнительно Чтобы отправить в Outlook несколько тем, выберите их.

2. Выполните одно из следующих действий.
   

   Щелкните правой кнопкой мыши одну из тем, выберите Отправить в, а затем щелкните Microsoft Outlook как задание или Microsoft Outlook как встреча.

   Или

   В ленте на вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели нажмите Outlook.

Прочитать примечание

Если вы отправляете одну тему:

• Будет создан элемент Outlook и открыто окно соответствующей формы Outlook, в которой можно указать необходимые данные элемента.

• Нажмите Сохранить и закрыть, чтобы сохранить новый элемент в Outlook.

• Нажмите Отмена, чтобы отменить создание элемента Outlook.

Прочитать примечание

Если вы отправляете несколько тем:

• Будут созданы элементы Outlook с этими свойствами по умолчанию ▼. Затем эти элементы можно по-отдельности отредактировать в Outlook, чтобы настроить их свойства.

  Для встреч Outlook

  Начало =
  дата начала темы (если указана)
  в противном случае использовать дату завершения (если указана)
  в противном случае использовать сегодняшнюю дату

  Время начала =
  текущее время с округлением до ближайших 1/2 часа (как в Outlook)

  Продолжительность =
  длительность темы (если указана)
  в противном случае 30 минут

  Для заданий Outlook

  Начало =
  дата начала темы (если указана)
  в противном случае без даты начала

  Завершение =
  дата завершения темы (если указана)
  в противном случае дата начала темы (если указана)
  в противном случае без даты завершения

Темы становятся связанными темами элементов Outlook, которые синхронизируется с соответствующими элементами Outlook.

Добавление элементов или папок Outlook на карту

Когда вы отправляете элементы из Outlook на карту, на ней создаются новые темы Outlook. Эти темы связаны с соответствующими элементами Outlook.

1. Откройте целевую карту в MindManager или, если это новая карта, сохраните ее. Выберите тему, если вам необходимо, чтобы новые темы элементов Outlook стали ее подтемами.

2. В Outlook выполните одно из следующих действий.
   

   Выберите один или несколько элементов, затем на ленте щелкните Отправить на карту MindManager  .

   Или

   Щелкните на папке, а затем щелкните Отправить папку на карту MindManager   на ленте или на стандартной панели задач.

Прочитать примечание

Элементы Outlook добавляются в виде тем Outlook: как подтемы под темой, если она выбрана, или как основные темы, если ничего не выбрано.

Перетаскивание элементов Outlook на карту

Когда вы перетаскиваете элементы из Outlook на карту, на ней создаются новые темы Outlook. Эти темы связаны с соответствующими элементами Outlook.

1. Откройте целевую карту в MindManager или, если это новая карта, сохраните ее.

2. В Outlook выберите один или несколько элементов (сообщение, примечание, задание, встречу или контакт) и перетащите их на карту в режиме карты или в режиме структуры.

• При перетаскивании элементов на тему новые темы Outlook становятся подтемами.

• При перетаскивании элементов на фон карты новые темы Outlook становятся основными темами.

Изменение запроса Outlook и связанных тем элементов Outlook

Редактирование запроса на карте

После добавления запроса на карту его можно отредактировать.

Прочитать примечание

1. Щелкните значок темы запроса Outlook и выберите Редактировать запрос.

2. Измените информацию в этих полях.

3. Нажмите кнопку ОК.

MindManager автоматически выполнит измененный запрос и отобразит новые результаты в виде связанных подтем элемента Outlook.

Прочитать подсказку

Редактирование элементов Outlook

При редактировании в Outlook элемента, который связан с темой карты, все изменения на карте будут отображены после следующей синхронизации этого элемента или его родительской темы запроса.

Элементы Outlook также можно редактировать непосредственно с карты, выполнив одно из следующих действий.

Отредактируйте атрибуты и свойства элемента в связанной теме элемента Outlook.

Связанные темы элементов Outlook можно редактировать таким же способом, как и обычные темы на карте. Например, вы можете изменить текст в теме или информацию о задании, а затем синхронизировать эту тему, чтобы изменить соответствующие свойства элемента Outlook.

Некоторые свойства элементов добавляются как свойства темы. Чтобы отобразить эти свойства:

• Нажмите или в связанной теме элемента Outlook.

Чтобы отредактировать эти свойства:

• Выберите тему, затем дважды щелкните значение свойства (правый столбец), чтобы перейти в режим редактирования.
  Прочитать примечание

  Некоторые атрибуты и свойства тем Outlook будут доступны только для чтения: вся информация, доступная только для чтения в Outlook, будет такой же и в теме. Например, встреча доступна только для чтения для всех, кроме ее владельца. Некоторая другая информация в темах карты может быть доступна только для чтения, но ее можно отредактировать, открыв элемент в Outlook.

Внесенные изменения отобразятся в Outlook после следующей синхронизации темы

Открытие элемента Outlook из MindManager

1. Щелкните значок элемента Outlook в теме.

2. Щелкните Открыть элемент Microsoft Outlook.

Выбранный элемент будет открыт в Outlook, и его можно будет отредактировать. Внесенные изменения отобразятся на карте после синхронизации темы.

Отключение запроса Outlook и связанной темы элемента Outlook

1. Щелкните запрос Outlook в теме или значок элемента Outlook.

2. Щелкните Отключиться от Microsoft Outlook.

Если происходит отключение темы с запросом, определение этого запроса удаляется из темы. Значок этой темы изменится с (запрос Outlook) на (тема с обычными свойствами). Существующие для нее темы с результатами остаются связанными и продолжают синхронизироваться с соответствующими элементами Outlook.

При отключении связанной темы элемента Outlook ее значок изменится на (тема с обычными свойствами). Ее свойства будут сохранены как свойства темы, но при этом она больше не будет связываться или синхронизироваться с соответствующим элементом Outlook.

Синхронизация запросов и связанных тем элементов Outlook

Запрос, добавленный на карту, можно синхронизировать, чтобы получить обновленные результаты, или синхронизировать только отдельные результаты запроса. Кроме того, можно синхронизировать отдельные связанные темы элементов Outlook, добавленные непосредственно на карту. При редактировании свойств в какой-либо связанной теме элемента Outlook все изменения будут отправлены в Outlook и наоборот.

Синхронизация запроса

• На карте щелкните значок темы запроса Outlook и выберите Синхронизировать темы запросов с Outlook.

MindManager повторно выполнит запрос, чтобы отобразить наиболее актуальные результаты.

Синхронизация всех элементов Outlook: всех запросов и отдельных связанных тем элементов Outlook

• На вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели нажмите Элементы Outlook и выберите Синхр. все элементы Outlook на карте.

Синхронизация определенных элементов

• Выберите темы, которые необходимо синхронизировать. На вкладке Задание в группе Отправить задания в или на вкладке Дополнительно в группе Информационные панели нажмите Элементы Outlook и выберите Синхр. выбранные элементы Outlook.

• В связанной теме элемента Outlook щелкните значок элемента Outlook и выберите Синхр. с Outlook.

• Нажмите клавишу F5.

Правила синхронизации

В некоторых случаях, если после последней синхронизации элемент был изменен как в Outlook, так и в MindManager, вам будет предложено разрешить конфликт. При синхронизации соблюдаются следующие правила.