Arbeiten mit Microsoft Outlook

Maps können Outlook-Zweige enthalten, die mit Outlook-Elementen verknüpft sind. Sie bleiben mit ihren Gegenstücken in Outlook verknüpft und werden synchron gehalten. Diese Outlook-Elemente können Sie direkt in Outlook oder in MindManager bearbeiten.

• Damit Sie diese Funktionen nutzen können, muss auf Ihrem System Outlook 2003, 2007, oder 2011 bzw. eine höhere Version installiert sein.

An Outlook-Zweigen befinden sich spezielle Symbole, die angeben, mit welchem Elementtyp die Zweige verknüpft sind:

Für das Hinzufügen von Outlook-Zweigen zu Ihren Maps gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Führen Sie in MindManager eine Outlook-Abfrage durch, um Outlook-Elemente zu finden, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen, und:

• • Fügen Sie die Abfrage und ihre Ergebnisse dann Ihrer Map hinzu.

  • Fügen Sie Ihrer Map ausgewählte Elemente aus den Abfrageergebnissen hinzu.

• Senden eines Zweigs aus Ihrer Map als Aufgabe oder Termin an Outlook

• Senden Sie Elemente oder Ordner aus Outlook als Outlook-Zweige in Ihre Map.

• Ferner können Sie mit der MindManager-Funktion Zweig-Erinnerung auf Zweigen Erinnerungen anlegen und automatisch einen entsprechenden Outlook-Termin erzeugen lassen. Zweig-Erinnerungen werden synchron gehalten und können in beiden Anwendungen bearbeitet werden.

Zweige, die mit Outlook-Aufgaben verknüpft sind, werden in der Gantt-Ansicht angezeigt.

Was möchten Sie tun?

• Hinzufügen einer Outlook-Abfrage zu Ihrer Map

• Hinzufügen ausgewählter Outlook-Elemente aus den Abfrageergebnissen zu Ihrer Map

• Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Abfragen

• Senden eines Zweigs aus Ihrer Map als Aufgabe oder Termin an Outlook

• Senden von Outlook-Elementen oder -Ordnern in eine Map

• Bearbeiten von Outlook-Elementen

• Synchronisieren von Elementen mit Outlook

Hinzufügen einer Outlook-Abfrage zu Ihrer Map

MindManager wird mit einer Anzahl vordefinierter Outlook-Abfragen für Ihre Verwendung geliefert. Diese können Sie unverändert verwenden, bearbeiten, um sie an Ihre Erfordernisse anzupassen, oder wahlweise eigene Abfragen anlegen.

Wenn Sie Ihrer Map eine Outlook-Abfrage hinzufügen, gibt diese alle die Kriterien erfüllenden Outlook-Elemente als Unterzweige zurück. Sie können die Abfrage jederzeit synchronisieren und so die aktualisierten Ergebnisse anzeigen.

1. Optional: Wählen Sie einen Zweig (die Abfrage wird als Unterzweig dieses Zweiges eingefügt).

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Map-Daten auf Outlook-Elemente.

3. Wenn diese Befehle nicht angezeigt werden, siehe Fehlersuche und -behebung bei Office-Add-Ins.

3. Klicken Sie auf die gewünschte Abfrage.

Wahlweise können Sie die Abfrage auch aus dem Outlook-Aufgabenbereich hinzufügen. Wenn Sie so vorgehen, können Sie die Abfrage vor dem Hinzufügen testen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Map-Daten auf Outlook-Elemente.

2. Klicken Sie auf Outlook-Abfragen-Organizer.

3. Wählen Sie im Outlook-Aufgabenbereich die gewünschte Abfrage, und ziehen Sie sie in Ihre Map, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage und wählen Sie dann Zu Map hinzufügen.
   Klicken Sie zunächst auf (Outlook-Abfrage ausführen), wenn Sie die von der Abfrage erzeugten Ergebnisse sehen möchten, bevor Sie sie zur Map hinzufügen.

4. Wenn die Abfrage Aufgaben zurückgibt, können Sie festlegen, ob die mit den Aufgaben beauftragten Personen in die Ressourcenliste Ihrer Map aufgenommen werden.

Hinzufügen ausgewählter Outlook-Elemente aus den Abfrageergebnissen zu Ihrer Map

Sie haben die Möglichkeit, ausgewählte Outlook-Elemente aus den Abfrageergebnissen zu Ihrer Map hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Map-Daten auf Outlook-Elemente.

2. Aktivieren Sie den Outlook-Abfragen-Organizer.

3. Wählen Sie im Outlook-Aufgabenbereich die gewünschte Abfrage, und klicken Sie auf Outlook-Abfrage ausführen.

4. Die Abfrageergebnisse werden im unteren Abschnitt des Bereichs angezeigt.

5. Ziehen Sie ein Element aus den Ergebnissen in Ihre Map.

6. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste mit den Ergebnissen sortieren.
   Zum Öffnen eines Elements in Outlook doppelklicken Sie auf dessen Namen.

Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Abfragen

Mit den Outlook-Abfragen arbeiten Sie im entsprechenden Aufgabenbereich. Zur Anzeige dieses Bereichs wählen Sie eine der folgenden Verfahrensweisen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Map-Daten auf Outlook-Elemente. Aktivieren Sie den Outlook-Abfragen-Organizer.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenbereiche in der unteren Statusleiste und dann auf Outlook.

• Wenn diese Befehle nicht angezeigt werden, siehe Fehlersuche und -behebung bei Office-Add-Ins.

Ändern der Reihenfolge der Abfragen in der Liste

• Verschieben Sie im Aufgabenbereich Outlook-Abfragen per Drag & Drop Namen von Abfragen, um die Liste neu zu ordnen.

Anlegen einer neuen Abfrage

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Outlook-Abfragen auf (Neue Outlook-Abfrage), oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle in der Liste mit den Abfragen, und klicken Sie dann auf Neue Outlook-Abfrage.

2. Geben Sie die Daten für diese Felder ein.

3. Klicken Sie auf OK.

MindManager führt die Abfrage automatisch aus und zeigt die den Kriterien genügenden Elemente in der Liste Ergebnisse im unteren Abschnitt des Bereichs an, damit Sie prüfen können, ob die Abfrage wie erwartet funktioniert.

• Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Elemente in der Liste Ergebnisse sortieren.
  Zum Öffnen eines Elements in Outlook doppelklicken Sie auf dessen Namen.

Bearbeiten einer bestehenden Abfrage

1. Optional: Wenn Sie auf der Basis einer bestehenden Abfrage eine neue Abfrage erstellen möchten, ohne das Original zu verändern, klicken Sie im Aufgabenbereich Outlook-Abfragen mit der rechten Maustaste auf die Abfrage. Dann wählen Sie angezeigten Kontextmenü die Option Duplizieren.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich Outlook-Abfragen die zu bearbeitende Abfrage, und klicken Sie dann auf (Outlook-Abfrage bearbeiten). Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Abfrage und dann auf Outlook-Abfrage bearbeiten.

3. Bearbeiten Sie die Daten in diesen Feldern.

4. Klicken Sie auf OK.

MindManager führt die Abfrage automatisch aus und zeigt die den Kriterien genügenden Elemente in der Liste Ergebnisse im unteren Abschnitt des Bereichs an, damit Sie prüfen können, ob die Abfrage wie erwartet funktioniert.

Ferner können Sie Abfragen bearbeiten, die Sie bereits Ihrer Map hinzugefügt haben.

Löschen von Abfragen

• Wählen Sie im Aufgabenbereich Outlook-Abfragen die zu löschende Abfrage (zur Auswahl weiterer Abfragen drücken Sie die Strg-Taste; zur Auswahl eines Bereichs drücken Sie die Umschalttaste), und klicken Sie dann auf (Outlook-Abfrage löschen). Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Abfrage und dann auf Löschen.

• Das Löschen einer Abfrage hat keinen Einfluss auf die Ihrer Map bereits hinzugefügten Abfragen. Zum Löschen einer Abfrage in der Map wählen Sie diese zunächst aus. Dann drücken Sie die Entf-Taste.
  
  Wenn Sie versehentlich eine der Standardabfragen löschen, können Sie diese wiederherstellen: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund der Abfragenliste, und klicken Sie dann auf Standardabfragen wiederherstellen.

Senden eines Zweigs aus Ihrer Map als Aufgabe oder Termin an Outlook

Wenn Sie einen Zweig an Outlook senden, wird in Outlook eine neue Aufgabe oder ein neuer Termin angelegt. Der Zweig wird zu einem Outlook-Map-Zweig, der mit dem zugehörigen Outlook-Element verknüpft ist.

1. (optional) Wenn Sie mehrere Zweige an Outlook senden möchten, wählen Sie diese jetzt aus.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Zweig, klicken Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf Microsoft Outlook als Aufgabe oder Microsoft Outlook als Termin.

3. Wenn diese Befehle nicht angezeigt werden, siehe Fehlersuche und -behebung bei Office-Add-Ins.

2. Wenn Sie einen einzelnen Zweig senden:

• Es wird ein neues Outlook-Element erzeugt, und das entsprechende Outlook-Formular wird geöffnet, damit Sie die erforderlichen Daten eingeben können.

• Klicken Sie auf Speichern und schließen, um das neue Element in Outlook zu speichern.

• Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie das Erzeugen des Outlook-Elements abbrechen wollen.

Wenn Sie mehrere Zweige senden:

• Neue Outlook-Elemente werden mit diesen Standardeigenschaften ▼ erstellt. Sie können die Elemente einzeln in Outlook bearbeiten, um ihre Eigenschaften zu verändern.

  Für Outlook-Termine

  Start =
  Startdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls Fälligkeitsdatum des Zweiges verwenden (falls vorhanden)
  andernfalls aktuelles Datum verwenden

  Startzeit =
  aktuelle Zeit, gerundet auf die 1/2 Stunde (wie in Outlook)

  Dauer =
  Zweigdauer (falls vorhanden)
  andernfalls 30 Minuten

  Für Outlook-Aufgaben

  Start =
  Startdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls kein Startdatum

  Fällig =
  Fälligkeitsdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls Startdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls kein Fälligkeitsdatum

Senden von Outlook-Elementen oder -Ordnern in eine Map

Wenn Sie Elemente aus Outlook in eine Map senden, entstehen in der Map neue Outlook-Zweige. Diese Zweige sind mit den zugehörigen Outlook-Elementen verknüpft.

1. Öffnen Sie die Ziel-Map in MindManager, oder, falls es sich um eine neue Map handelt, speichern Sie sie. Wählen Sie einen Zweig, wenn die neuen Zweige mit Outlook-Elementen seine Unterzweige werden sollen.

2. Gehen Sie dann in Outlook wie folgt vor:

• Wählen Sie eines oder mehrere Elemente, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausgewählte Elemente in Mindjet MindManager exportieren (in der Multifunktionsleisten-Registerkarte für Add-Ins oder in der Standardsymbolleiste).

• Klicken Sie auf einen Ordner und dann auf die Schaltfläche Ordner in Mindjet MindManager exportieren (in der Multifunktionsleisten-Registerkarte für Add-Ins oder in der Standardsymbolleiste).

• Wenn diese Schaltflächen in Outlook nicht angezeigt werden, siehe Fehlersuche und -behebung bei Office-Add-Ins.

Die Outlook-Elemente werden als Outlook-Zweige hinzugefügt: als Unterzweige unter dem ausgewählten Zweig oder, wenn nichts markiert wurde, als Hauptzweige.

Bearbeiten von Outlook-Abfragen und -Elementen in Ihrer Map

Bearbeiten einer Abfrage in der Map

Wenn Sie eine Abfrage in Ihre Map eingefügt haben, können Sie diese bearbeiten.

• Damit ändern Sie nur die Abfrage in der Map. Auf die Outlook-Abfragen im Aufgabenbereich hat dies keinen Einfluss.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol für die Outlook-Abfrage am Zweig und dann auf Abfrage bearbeiten.

2. Bearbeiten Sie die Daten in diesen Feldern.

3. Klicken Sie auf OK.

MindManager führt die bearbeitete Abfrage automatisch aus und zeigt die neuen Ergebnisse als Outlook-Unterzweige an.

• Den Zweigen mit Outlook-Abfrageergebnissen können Sie eigene Unterzweige hinzufügen. Diese werden synchron gehalten, solange der übergeordnete Bestandteil der Ergebnisse ist.

Bearbeiten von Outlook-Elementen

Wenn Sie ein Element in Outlook bearbeiten, das mit einem Map-Zweig verknüpft ist, sehen Sie die Änderungen beim nächsten Synchronisieren des Elements oder seines übergeordneten Abfragezweiges die Änderungen.

Zudem können Sie Outlook-Elemente direkt in der Map bearbeiten. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Bearbeiten Sie die Elementattribute und -eigenschaften auf dem Map-Zweig. Ihre Änderungen werden bei der nächsten Synchronisierung des Zweiges an Outlook gesendet. Einige Daten sind in MindManager schreibgeschützt.

• Öffnen Sie das Outlook-Element in MindManager, und bearbeiten Sie es. Ihre Änderungen werden sofort in Outlook erfasst und bei der nächsten Synchronisierung des Zweiges in Ihrer Map angezeigt.

Bearbeiten von Elementattributen und -eigenschaften auf dem Map-Zweig

Zweige, die mit Outlook-Elementen verknüpft sind, können Sie auf dieselbe Art wie normale Map-Zweige bearbeiten. So können Sie beispielsweise den Zweigtext oder die Aufgabeninfo ändern und den Zweig dann synchronisieren, damit die Eigenschaften des Outlook-Elements entsprechend geändert werden.

Einige Elementeigenschaften werden als benutzerdefinierte Eigenschaften in den Zweig übernommen. So bearbeiten Sie diese Informationen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol am Zweig. (Dieses Symbol gibt die Art des Elements an: E-Mail, Aufgabe, Termin, Kontakt.)

2. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Eigenschaften bearbeiten.

3. Einige Attribute und Eigenschaften von Outlook-Zweigen sind schreibgeschützt: Sämtliche Informationen, die in Outlook schreibgeschützt sind, sind auch auf dem Zweig schreibgeschützt. So kann ein Termin beispielsweise ausschließlich von seinem Besitzer bearbeitet werden. Andere Informationen in den Map-Zweigen können schreibgeschützt sein, lassen sich aber durch Öffnen des Elements in Outlook bearbeiten. Schreibgeschützte Attribute werden in Ihrer Map und für in der Gantt-Ansicht angezeigte Aufgaben grau unterlegt.

Ihre Änderungen werden bei der nächsten Synchronisierung des Zweiges an Outlook gesendet.

Öffnen des Outlook-Elements

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol am Zweig.

2. Klicken Sie auf Microsoft Outlook-Element öffnen.

Das Element wird in Outlook geöffnet, wo Sie es bearbeiten können. Ihre Änderungen werden in der Map angezeigt, wenn Sie den Zweig synchronisieren.

Trennen der Verbindung eines Zweigs zu Outlook

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Outlook-Elements am Zweig.

2. Klicken Sie auf Verbindung zu Microsoft Outlook aufheben.

Synchronisieren von Abfragen und Elementen mit Outlook

Sie können eine Abfrage, die Sie Ihrer Map hinzugefügt haben, synchronisieren, um aktualisierte Ergebnisse zu erhalten, bzw. die einzelnen Ergebniszweige der Abfrage synchronisieren. Ferner können Sie einzelne Outlook-Elemente, die Sie der Map direkt hinzugefügt haben, synchronisieren.

Synchronisieren einer Abfrage

• Klicken Sie in Ihrer Map mit der rechten Maustaste auf das Symbol für die Outlook-Abfrage am übergeordneten Zweig , und klicken Sie dann auf Abfragezweige mit Outlook synchronisieren.

MindManager wird die Abfrage erneut ausführen, um die aktuellsten Ergebnisse anzuzeigen.

Synchronisieren aller Outlook-Elemente

• Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Map-Daten auf Outlook-Elemente und dann auf Alle Outlook-Elemente in der Map synchronisieren.

Synchronisieren einzelner Elemente

• Wählen Sie die zu synchronisierenden Zweige. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Map-Daten auf Outlook-Elemente und dann auf Ausgewählte Outlook-Elemente synchronisieren.

• Klicken Sie auf dem Zweig mit der rechten Maustaste auf das Symbol für das Outlook-Element, und klicken Sie dann auf Mit Outlook synchronisieren.

• • Drücken Sie die F5-Taste.

Wenn Sie das Element in MindManager bearbeitet haben, werden Ihre Änderungen an Outlook gesendet, und umgekehrt.

Regeln für das Synchronisieren

In einigen Fällen, wenn ein Element seit der letzten Synchronisierung sowohl in Outlook als auch in MindManager geändert wurde, werden Sie aufgefordert, den Konflikt zu lösen. Die Synchronisierung erfolgt nach folgenden Regeln.

Siehe auch:

Arbeiten mit Microsoft Office

Aufgabeninfo