Arbeiten mit Microsoft Outlook

Hinzufügen eines Outlook-Abfragezweigs zu einer Map

MindManager wird mit einer Anzahl vordefinierter Outlook-Abfragen geliefert. Diese können Sie unverändert verwenden oder bearbeiten, um sie an Ihre Erfordernisse anzupassen, oder wahlweise eigene Abfragen anlegen.

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Wenn Sie Ihrer Map einen Outlook-Abfragezweig hinzufügen, gibt diese alle den Kriterien entsprechenden Outlook-Elemente als verknüpfte Outlook-Element-Unterzweige zurück. Sie können die Abfrage jederzeit synchronisieren und so die aktualisierten Ergebnisse anzeigen.

1. Optional: Wählen Sie einen Zweig aus (die Abfrage wird als Unterzweig dieses Zweigs eingefügt).

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen auf Outlook.
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   Wenn diese Befehle nicht angezeigt werden, siehe Fehlersuche und -behebung bei Office-Add-Ins.

3. Klicken Sie auf die gewünschte Abfrage, oder klicken Sie auf Neue Outlook-Abfrage, um eine eigene Abfrage zu entwerfen.
   Tipp lesen

   Standardmäßig werden von Abfragen, die Aufgaben oder Termine zurückgeben, die Beauftragten für eine Aufgabe oder die zu einem Termin Eingeladenen der Ressourcenliste Ihrer Map hinzugefügt. Beim Entwerfen einer eigenen Abfrage können Sie diese Funktion deaktivieren.

4. Der Outlook-Abfragezweig und die dazugehörigen Ergebnisse (verknüpfte Outlook-Elementzweige) werden Ihrer Map hinzugefügt.

Wahlweise können Sie einen Abfragezweig auch aus dem Outlook-Aufgabenbereich hinzufügen. Wenn Sie so vorgehen, können Sie die Abfrage vor dem Hinzufügen der Zweige zur Map ausführen und die Ergebnisse in einer Vorschau anzeigen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen auf Outlook.

2. Klicken Sie auf Outlook-Abfragen-Organizer.

3. Wählen Sie im Outlook-Aufgabenbereich die gewünschte Abfrage, und ziehen Sie sie in Ihre Map, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und wählen Sie dann Zu Map hinzufügen.
   Klicken Sie auf , um die Abfrage auszuführen und die von der Abfrage erzeugten Ergebnisse anzuzeigen, bevor Sie sie zur Map hinzufügen.

4. Der Outlook-Abfragezweig und die dazugehörigen Ergebnisse (verknüpfte Outlook-Elementzweige) werden Ihrer Map hinzugefügt.
   Tipp lesen

   Standardmäßig werden von Abfragen, die Aufgaben oder Termine zurückgeben, die Beauftragten für eine Aufgabe oder die zu einem Termin Eingeladenen der Ressourcenliste Ihrer Map hinzugefügt. Sie können diese Option deaktivieren, indem Sie die Abfrage vor dem Hinzufügen des Abfragezweigs zu Ihrer Map bearbeiten.

Hinzufügen ausgewählter Outlook-Abfrageergebnisse zu einer Map

Sie haben die Möglichkeit, ausgewählte Elemente einer im Aufgabenbereich ausgeführten Abfrage zu Ihrer Map hinzuzufügen:

1. Führen Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen eine der folgenden Aktionen aus:
   

   Klicken Sie auf Outlook und aktivieren Sie anschließend den Outlook-Abfragen-Organizer.

   Oder

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenbereiche unten rechts, und wählen Sie Outlook.

2. Wählen Sie im Outlook-Aufgabenbereich die gewünschte Abfrage aus, und klicken Sie auf , um die Abfrage auszuführen.

3. Die Abfrageergebnisse werden im unteren Abschnitt des Bereichs angezeigt.

4. Ziehen Sie ein beliebiges Element aus den Ergebnissen in Ihre Map. Dieses Element wird dann ein verknüpfter Outlook-Elementzweig.
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   Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können Sie die Elemente in der Liste Ergebnisse sortieren.
   Zum Öffnen eines Elements in Outlook doppelklicken Sie auf dessen Namen.

Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Abfragen

Mit den Outlook-Abfragen arbeiten Sie im entsprechenden Aufgabenbereich. Zur Anzeige dieses Bereichs führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen auf Outlook. Aktivieren Sie den Outlook-Abfragen-Organizer.

Oder

Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabenbereiche in der unteren Statusleiste und dann auf Outlook.

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Ändern der Reihenfolge der Abfragen in der Liste

• Verschieben Sie im Aufgabenbereich "Outlook-Abfragen" per Drag & Drop Namen von Abfragen, um die Liste neu zu ordnen.

Erstellen einer neuen Abfrage

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich "Outlook-Abfragen" auf , oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle in der Liste mit den Abfragen, und klicken Sie dann auf Neue Outlook-Abfrage.

2. Geben Sie die Daten für diese Felder ein.

3. Klicken Sie auf OK.

MindManager führt die Abfrage automatisch aus und zeigt die den Kriterien genügenden Elemente in der Liste Ergebnisse im unteren Abschnitt des Bereichs an, damit Sie prüfen können, ob die Abfrage wie erwartet funktioniert.

Tipp lesen

Bearbeiten einer bestehenden Abfrage

1. Optional: Wenn Sie auf der Basis einer bestehenden Abfrage eine neue Abfrage erstellen möchten, ohne das Original zu verändern, klicken Sie im Aufgabenbereich "Outlook-Abfragen" mit der rechten Maustaste auf die Abfrage. Dann wählen Sie im angezeigten Kontextmenü die Option Duplizieren.

2. Wählen Sie im Aufgabenbereich "Outlook-Abfragen" die zu bearbeitende Abfrage aus, und klicken Sie dann auf Outlook-Abfrage bearbeiten. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Abfrage und dann auf Outlook-Abfrage bearbeiten.

3. Ändern Sie die Daten in diesen Feldern.

4. Klicken Sie auf OK.

MindManager führt die Abfrage automatisch aus und zeigt die den Kriterien genügenden Elemente in der Liste Ergebnisse im unteren Abschnitt des Bereichs an, damit Sie prüfen können, ob die Abfrage wie erwartet funktioniert.

Ferner können Sie Abfragen bearbeiten, die Sie bereits Ihrer Map hinzugefügt haben.

Löschen von Abfragen

• Wählen Sie im Aufgabenbereich "Outlook-Abfragen" die zu löschende Abfrage (zur Auswahl weiterer Abfragen drücken Sie die Strg-Taste; zur Auswahl eines Bereichs drücken Sie die Umschalttaste), und klicken Sie dann auf Outlook-Abfrage löschen. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Abfrage und dann auf Löschen.

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Senden eines Zweigs aus Ihrer Map zur Erstellung einer Aufgabe oder eines Termins in Outlook

Wenn Sie einen Zweig an Outlook senden, wird in Outlook eine neue Aufgabe oder ein neuer Termin erstellt. Der Zweig wird zu einem verknüpften Outlook-Elementzweig, der mit dem zugehörigen Outlook-Element synchronisiert wird.

1. (optional) Wenn Sie mehrere Zweige an Outlook senden möchten, wählen Sie diese jetzt aus.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Zweig, klicken Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf Microsoft Outlook als Aufgabe oder Microsoft Outlook als Termin

   Oder

   Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen auf Outlook.

Hinweis lesen

Wenn Sie einen einzelnen Zweig senden:

• Es wird ein neues Outlook-Element erstellt, und das entsprechende Outlook-Formular wird geöffnet, damit Sie die erforderlichen Daten eingeben können.

• Klicken Sie auf Speichern und schließen, um das neue Element in Outlook zu speichern.

• Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie das Erzeugen des Outlook-Elements abbrechen möchten.

Hinweis lesen

Wenn Sie mehrere Zweige senden:

• Neue Outlook-Elemente werden mit diesen Standardeigenschaften ▼ erstellt. Sie können die Elemente einzeln in Outlook bearbeiten, um ihre Eigenschaften zu verändern.

  Für Outlook-Termine

  Start =
  Startdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls aktuelles Fälligkeitsdatum verwenden (falls vorhanden)
  andernfalls das aktuelle Datum verwenden

  Startzeit =
  aktuelle Zeit, gerundet auf die nächste 1/2 Stunde (wie in Outlook)

  Dauer =
  Zweigdauer (falls vorhanden)
  andernfalls 30 Minuten

  Für Outlook-Aufgaben

  Start =
  Startdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls kein Startdatum

  Fällig =
  Fälligkeitsdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls Startdatum des Zweiges (falls vorhanden)
  andernfalls kein Fälligkeitsdatum

Die Zweige werden zu verknüpften Outlook-Elementzweigen, die mit den zugehörigen Outlook-Elementen synchronisiert werden.

Senden von Outlook-Elementen oder -Ordnern in eine Map

Wenn Sie Elemente aus Outlook in eine Map senden, entstehen in der Map neue Outlook-Zweige. Diese Zweige sind mit den zugehörigen Outlook-Elementen verknüpft.

1. Öffnen Sie die Ziel-Map in MindManager, oder, falls es sich um eine neue Map handelt, speichern Sie sie. Wählen Sie einen Zweig aus, wenn die neuen Zweige mit Outlook-Elementen seine Unterzweige werden sollen.

2. Führen Sie in Outlook eine der folgenden Aktionen aus:
   

   Wählen Sie eines oder mehrere Elemente, und klicken Sie dann auf dem Menüband auf An MindManager-Map senden  .

   Oder

   Klicken Sie auf einen Ordner und dann auf Ordner an MindManager-Map senden   im Menüband oder auf der Standardsymbolleiste.

Hinweis lesen

Die Outlook-Elemente werden als Outlook-Zweige hinzugefügt: als Unterzweige unter dem ausgewählten Zweig oder, wenn nichts markiert wurde, als Hauptzweige.

Schieben von Outlook-Elementen oder -Ordnern in eine Map

Wenn Sie Elemente aus Outlook in eine Map schieben, entstehen in der Map neue Outlook-Zweige. Diese Zweige sind mit den zugehörigen Outlook-Elementen verknüpft.

1. Öffnen Sie die Ziel-Map in MindManager, oder, falls es sich um eine neue Map handelt, speichern Sie sie.

2. Wählen Sie in Outlook ein oder mehrere Elemente (Nachricht, Notiz, Aufgabe, Termin, Kontakt oder Ordner) und schieben Sie sie in der Map in die Map- oder Gliederungsansicht.

• Werden Elemente in einen Zweig geschoben, werden die neuen Outlook-Zweige zu Unterzweigen.

• Werden Elemente in den Hintergrund eines Zweigs geschoben, werden die neuen Outlook-Zweige zu Hauptzweigen.

Bearbeiten von Outlook-Abfragen und verknüpften Outlook-Elementzweigen

Bearbeiten einer Abfrage in der Map

Wenn Sie eine Abfrage in Ihre Map eingefügt haben, können Sie diese bearbeiten.

Hinweis lesen

1. Klicken Sie auf das Symbol für die Outlook-Abfrage am Zweig und dann auf Abfrage bearbeiten.

2. Ändern Sie die Daten in diesen Feldern.

3. Klicken Sie auf OK.

MindManager führt die bearbeitete Abfrage automatisch aus und zeigt die neuen Ergebnisse als verknüpfte Outlook-Element-Unterzweige an.

Tipp lesen

Bearbeiten von Outlook-Elementen

Wenn Sie ein Element in Outlook bearbeiten, das mit einem Map-Zweig verknüpft ist, sehen Sie die Änderungen beim nächsten Synchronisieren des Elements oder seines übergeordneten Abfragezweigs.

Zudem können Sie Outlook-Elemente direkt in der Map bearbeiten. Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus:

Bearbeiten von Elementattributen und -eigenschaften eines verknüpften Outlook-Elementzweigs

Verknüpfte Outlook-Elementzweige können Sie auf dieselbe Art wie normale Map-Zweige bearbeiten. So können Sie beispielsweise den Zweigtext oder die Aufgabeninfo ändern und den Zweig dann synchronisieren, damit die Eigenschaften des zugehörigen Outlook-Elements entsprechend geändert werden.

Einige Elementeigenschaften werden als Zweigeigenschaften übernommen. So blenden Sie diese ein bzw. aus:

• Klicken Sie für den verknüpften Outlook-Elementzweig auf oder .

So bearbeiten Sie diese:

• Wählen Sie den Zweig aus, und doppelklicken Sie dann auf einen Eigenschaftenwert (rechte Spalte), um den Bearbeitungsmodus zu starten.
  Hinweis lesen

  Einige Attribute und Eigenschaften von Outlook-Zweigen sind schreibgeschützt. Alle in Outlook schreibgeschützten Informationen sind auch auf dem Zweig schreibgeschützt. So kann ein Termin beispielsweise ausschließlich von seinem Besitzer bearbeitet werden. Andere Informationen in den Map-Zweigen können schreibgeschützt sein, lassen sich aber durch Öffnen des Elements in Outlook bearbeiten. Schreibgeschützte Attribute werden in Ihrer Map und für in der Gantt-Ansicht angezeigte Aufgaben grau unterlegt.

Ihre Änderungen werden bei der nächsten Synchronisierung des Zweigs an Outlook gesendet.

Öffnen eines Outlook-Elements aus MindManager

1. Klicken Sie auf das Outlook-Symbol am Zweig.

2. Klicken Sie auf Microsoft Outlook-Element öffnen.

Das Element wird in Outlook geöffnet, wo Sie es bearbeiten können. Ihre Änderungen werden in der Map angezeigt, wenn Sie den Zweig synchronisieren.

Trennen der Verbindung zu einer Outlook-Abfrage oder einem verknüpften Outlook-Elementzweig

1. Klicken Sie auf die Outlook-Abfrage oder das Outlook-Elementsymbol am Zweig.

2. Klicken Sie auf Verbindung zu Microsoft Outlook aufheben.

Wenn Sie eine Verbindung zu einem Abfragezweig trennen, wird die Abfragedefinition aus dem Zweig entfernt. Das zugehörige Symbol wird von (Outlook-Abfrage) in (Zweig mit Zweigeigenschaften) geändert. Bestehende Ergebniszweige bleiben verknüpft und werden weiterhin mit den zugehörigen Outlook-Elementen synchronisiert.

Wenn Sie eine Verbindung zu einem verknüpften Outlook-Elementzweig trennen, wird das zugehörige Symbol in (Zweig mit Zweigeigenschaften) geändert. Die Eigenschaften bleiben als Zweigeigenschaften erhalten. Es besteht jedoch keine Verknüpfung zum zugehörigen Outlook-Element mehr, noch findet eine Synchronisierung statt.

Synchronisieren von Abfragen und verknüpften Outlook-Elementzweigen

Sie können eine Abfrage, die Sie Ihrer Map hinzugefügt haben, synchronisieren, um aktualisierte Ergebnisse zu erhalten, bzw. die einzelnen Ergebniszweige der Abfrage synchronisieren. Ferner können Sie einzelne verknüpfte Outlook-Elementzweige, die Sie der Map direkt hinzugefügt haben, synchronisieren. Wenn Sie die Eigenschaften auf einem verknüpften Outlook-Elementzweig bearbeitet haben, werden Ihre Änderungen an Outlook gesendet, und umgekehrt.

Synchronisieren einer Abfrage

• Klicken Sie auf Ihrer Map auf das Symbol für die Outlook-Abfrage am Zweig , und klicken Sie dann auf Abfragezweige mit Outlook synchronisieren.

MindManager wird die Abfrage erneut ausführen, um die aktuellen Ergebnisse anzuzeigen.

Synchronisieren aller Outlook-Elemente – alle Abfragen und einzelne verknüpfte Outlook-Elementzweige

• Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen auf Outlook. Klicken Sie anschließend auf Alle Outlook-Elemente in der Map synchronisieren.

Synchronisieren bestimmter Elemente

• Wählen Sie die zu synchronisierenden Zweige aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgaben senden an oder auf der Registerkarte Erweitert in der Gruppe Abfragen auf Outlook. Klicken Sie anschließend auf Ausgewählte Outlook-Elemente synchronisieren.

• Klicken Sie auf einem verknüpften Outlook-Elementzweig auf das Symbol für das Outlook-Element, und klicken Sie dann auf Mit Outlook synchronisieren.

• Drücken Sie die F5-Taste.

Regeln für das Synchronisieren

In einigen Fällen, wenn ein Element seit der letzten Synchronisierung sowohl in Outlook als auch in MindManager geändert wurde, werden Sie aufgefordert, den Konflikt zu lösen. Die Synchronisierung geschieht nach folgenden Regeln.