Utiliser Microsoft Outlook

Ajouter un sujet de recherche Outlook à votre map

MindManager propose un ensemble de requêtes Outlook prédéfinies que vous pouvez utiliser. Vous pouvez choisir de les utiliser telles quelles, de les modifier pour répondre à vos besoins ou de créer vos propres requêtes.

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Lorsque vous ajoutez un sujet de recherche Outlook à votre map, elle renvoie tous les éléments Outlook correspondants en tant que sujets secondaires d'éléments Outlook liés. Vous pouvez synchroniser la requête à tout instant pour voir les résultats mis à jour.

1. Facultatif : sélectionnez un sujet (la requête sera ajoutée en tant que sujet secondaire à ce sujet).

2. À partir de l'onglet Tâche, groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, cliquez sur Éléments Outlook.
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   Si ces commandes n'apparaissent pas, consultez la rubrique Correction des erreurs des extensions Office.

3. Sélectionnez la requête souhaitée ou cliquez sur Nouvelle requête Outlook pour créer la vôtre.
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   Par défaut, les requêtes qui renvoient des tâches ou des rendez-vous ajoutent les personnes affectées aux tâches ou invitées au rendez-vous à la liste Ressources de votre map. Si vous créez votre propre requête, vous pouvez désactiver cette fonction.

4. Le sujet de recherche Outlook et ses résultats (sujets d'éléments Outlook liés) sont ajoutés à votre map.

Vous pouvez également ajouter un sujet de recherche à partir du volet des tâches Outlook. Cette méthode vous permet d'exécuter la requête et d'en prévisualiser les résultats avant d'ajouter les sujets dans la map.

1. À partir de l'onglet Tâche, groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, cliquez sur Éléments Outlook.

2. Cliquez sur Organiser les requêtes Outlook.

3. Dans le volet des tâches Outlook, sélectionnez la requête à utiliser et faites-la glisser sur votre map, ou cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter à la map.
   . Cliquez sur pour exécuter la requête d'abord, si vous souhaitez afficher les résultats produits avant de les ajouter à la map.

4. Le sujet de recherche Outlook et ses résultats (sujets d'éléments Outlook liés) sont ajoutés à votre map.
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   Par défaut, les requêtes qui renvoient des tâches ou des rendez-vous ajoutent les personnes affectées aux tâches ou invitées au rendez-vous à la liste Ressources de votre map. Vous pouvez désactiver cette option en modifiant la requête avant d'ajouter le sujet de recherche dans votre map.

Ajouter certains résultats de recherche Outlook à votre map

Vous pouvez ajouter des éléments spécifiques provenant d'une requête que vous avez exécutée dans le volet de tâches à votre map :

1. À partir de l'onglet Tâche, groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, effectuez l'une des opérations suivantes :
   

   Cliquez sur Éléments Outlook, puis activez l'option Organiser les requêtes Outlook.

   Ou

   Cliquez sur le bouton Volets des tâches en bas à droite de la page et sélectionnez Outlook.

2. Dans le volet des tâches Outlook, sélectionnez la requête à utiliser et cliquez sur pour exécuter la requête.

3. Les résultats de la requête apparaissent dans la section inférieure du volet.

4. Faites glisser n'importe quel élément à partir des résultats sur votre map. Celui-ci devient alors un sujet d'éléments Outlook lié.
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   Vous pouvez trier les éléments dans la liste Résultats en cliquant sur les en-têtes des colonnes.
   Pour ouvrir un élément dans Outlook, double-cliquez sur son nom.

Créer, modifier et gérer des requêtes

Vous pouvez utiliser des requêtes Outlook à partir du volet des tâches Requêtes Outlook. Pour afficher ce volet, effectuez l'une des opérations suivantes :

À partir de l'onglet Tâche, groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, cliquez sur Éléments Outlook. Cochez l'option Organiser les requêtes Outlook.

Ou

Cliquez sur le bouton Volet des tâches dans la barre d'état inférieure, puis cliquez sur Outlook.

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Modifier l'ordre des requêtes dans la liste

• Dans le volet des tâches Requêtes Outlook, faites glisser les noms des requêtes vers le haut ou le bas afin de réorganiser la liste.

Créer une requête

1. Dans le volet des tâches Requêtes Outlook, cliquez sur ou faites un clic droit sur un espace vide dans la liste des requêtes, puis cliquez sur Nouvelle requête Outlook.

2. Entrez des informations dans ces champs.

3. Cliquez sur OK.

MindManager exécute automatiquement la requête et affiche les éléments correspondants dans la liste Résultats de la section inférieure du volet. Vous pouvez ainsi voir si la requête fonctionne comme prévu.

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Modifier une requête existante

1. Facultatif : si vous souhaitez créer une requête à partir d'une requête existante sans modifier la requête d'origine, faites un clic droit sur la requête de votre choix dans le volet des tâches des requêtes Outlook, puis dans le menu des raccourcis, sélectionnez Dupliquer.

2. Dans le volet des tâches des requêtes Outlook, sélectionnez la requête que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier la requête Outlook , ou cliquez avec le bouton droit sur la requête à modifier et sélectionnez Modifier.

3. Modifiez les informations de ces champs.

4. Cliquez sur OK.

MindManager exécute automatiquement la requête et affiche les éléments correspondants dans la liste Résultats de la section inférieure du volet. Vous pouvez ainsi voir si la requête fonctionne comme prévu.

Vous pouvez également modifier des requêtes déjà ajoutées à votre map.

Supprimer une requête

• Dans le volet des tâches Requêtes Outlook, sélectionnez la requête à supprimer (appuyez sur Ctrl pour sélectionner des requêtes supplémentaires ou sur Maj pour sélectionner une plage de requêtes), puis cliquez sur Supprimer la requête Outlook , ou faites un clic droit sur la requête et sélectionnez Supprimer.

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Envoyez un sujet provenant de votre map pour créer une tâche ou un rendez-vous Outlook.

Lorsque vous envoyez un sujet à Outlook, une nouvelle tâche ou un nouveau rendez-vous est créé dans Outlook. Le sujet devient un sujet d'éléments Outlook lié synchronisé avec l'élément Outlook correspondant.

1. (Facultatif) Pour envoyer plusieurs sujets vers Outlook, sélectionnez-les.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   

   Faites un clic droit sur un sujet, cliquez sur Envoyer vers, puis sur Microsoft Outlook comme tâche ou sur Microsoft Outlook comme rendez-vous.

   Ou

   À partir de l'onglet Tâche , groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, cliquez sur Outlook.

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Si vous envoyez un seul sujet :

• Un nouvel élément Outlook est créé et le formulaire Outlook correspondant s'affiche pour vous permettre d'entrer les données nécessaires.

• Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer pour enregistrer le nouvel élément dans Outlook.

• Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler la création de l'élément Outlook.

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Si vous envoyez plusieurs sujets :

• De nouveaux éléments Outlook sont créés avec ces propriétés par défaut ▼. Vous pouvez modifier ces éléments séparément dans Outlook afin d'ajuster leurs propriétés.

  Pour les rendez-vous Outlook

  Début =
  date de début du sujet (si celle-ci est indiquée)
  sinon, échéance du sujet (si celle-ci est indiquée)
  sinon, date du jour

  Heure de début =
  heure actuelle, arrondie à une demi-heure près (comme dans Outlook)

  Durée =
  durée du sujet (si celle-ci est indiquée)
  sinon, 30 minutes

  Pour les tâches Outlook

  Début =
  date de début du sujet (si celle-ci est indiquée)
  sinon, aucune date de début

  Échéance =
  échéance du sujet (si celle-ci est indiquée)
  sinon, date de début du sujet (si celle-ci est indiquée)
  sinon, aucune échéance

Les sujets deviennent des sujets d'éléments Outlook liés synchronisés avec les éléments Outlook correspondants.

Envoyer des éléments ou dossiers Outlook vers une map

Lorsque vous envoyez des éléments Outlook vers votre map, de nouveaux sujets Outlook sont créés sur la map. Ces sujets sont liés aux éléments Outlook correspondants.

1. Ouvrez la map cible dans MindManager ou, s'il s'agit d'une nouvelle map, enregistrez-la. Sélectionnez un sujet si vous souhaitez que les nouveaux sujets d'élément Outlook deviennent ses sujets secondaires.

2. Dans Outlook, effectuez l'une des opérations suivantes :
   

   Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez sur Envoyer vers la map MindManager   dans le ruban.

   Ou

   Cliquez sur un dossier, puis sur Envoyer le dossier vers la map MindManager   dans le ruban ou dans la barre d'outils standard.

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Les éléments Outlook sont ajoutés comme sujets Outlooks : comme sujets secondaires du sujet sélectionné, ou comme sujets principaux si aucune sélection n'a été effectuée.

Faites glisser des éléments Outlook dans votre map

Lorsque vous faites glisser des éléments Outlook vers votre map, de nouveaux sujets Outlook sont créés sur la map. Ces sujets sont liés aux éléments Outlook correspondants.

1. Ouvrez la map cible dans MindManager ou, s'il s'agit d'une nouvelle map, enregistrez-la.

2. Dans Outlook, sélectionnez un ou plusieurs éléments (message, note, tâche, rendez-vous ou contact) et faites-les glisser dans la map en mode Map ou en mode Plan.

• Si vous faites glisser le ou les éléments sur un sujet, les nouveaux sujets Outlook deviennent des sujets secondaires.

• Si vous faites glisser le ou les éléments sur l'arrière-plan de la map, les nouveaux sujets Outlook deviennent des sujets principaux.

Modifier des requêtes Outlook et des sujets d'éléments Outlook liés

Modifer une requête sur la map

Après avoir ajouté une requête à votre map, vous pouvez la modifier.

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1. Cliquez sur l'icône de Requête Outlook du sujet , puis cliquez sur Modifier la requête.

2. Modifiez les informations de ces champs.

3. Cliquez sur OK.

MindManager exécute automatiquement la requête modifiée et affiche les nouveaux résultats en tant que sujets secondaires Outlook.

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Modifier les éléments Outlook

Vous pouvez modifier un élément Outlook lié à un sujet de map. Vous verrez les modifications apparaître à la prochaine synchronisation de l'élément ou de son sujet de requête parent.

Vous pouvez aussi modifier les éléments Outlook directement à partir de la map en effectuant l'une des opérations suivantes :

Modifier les attributs et propriétés de l'élément dans un sujet d'éléments Outlook lié

Vous pouvez modifier les sujets d'éléments Outlook liés de la même façon que vous modifiez les sujets de map normaux. Par exemple, vous pouvez modifier le texte du sujet ou les infos de tâche, puis synchroniser le sujet afin de modifier les propriétés de l'élément Outlook correspondant.

Certaines propriétés de l'élément sont incluses au sujet en tant que propriétés du sujet. Pour les afficher ou les masquer :

• Cliquez sur ou sur dans le sujet d'éléments Outlook lié.

Pour les modifier :

• Sélectionnez le sujet et double-cliquez sur la valeur d'une propriété (colonne de droite) pour démarrer le mode de modification.
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  Certains attributs et propriétés des sujets Outlook seront en lecture seule : toutes les informations en lecture seule dans Outlook sont aussi en lecture seule dans le sujet. Par exemple, un rendez-vous est en lecture seule pour tous les utilisateurs autres que son propriétaire. Certaines autres informations sur les sujets de la map peuvent aussi être en lecture seule, mais vous pouvez les modifier en ouvrant l'élément dans Outlook. Les attributs en lecture seule sont affichés en gris dans votre map et pour les tâches affichées en mode Gantt.

Vos modifications sont envoyées à Outlook à la prochaine synchronisation du sujet.

Ouvrir l'élément Outlook à partir de MindManager

1. Cliquez sur l'icône de l'élément Outlook du sujet.

2. Cliquez sur Ouvrir l'élément Microsoft Outlook.

L'élément s'ouvre dans Outlook, où vous pouvez le modifier. Vos modifications apparaissent sur la map à la prochaine synchronisation du sujet.

Déconnecter une requête Outlook ou un sujet d'éléments Outlook lié

1. Cliquez sur la requête Outlook du sujet ou sur l'icône de l'élément Outlook.

2. Cliquez sur Se déconnecter de Microsoft Outlook.

Si vous déconnectez un sujet de recherche, la définition de la recherche sera supprimée du sujet. L'icône correspondante passera de  (requête Outlook) à  (sujet avec des propriétés de sujet). Ses sujets de résultats existants continueront à être synchronisés avec leurs éléments Outlook correspondants.

Si vous déconnectez un sujet d'élément Outlook lié, l'icône correspondante devient  (sujet avec des propriétés de sujet). Ses propriétés sont conservées comme des propriétés de sujet, mais ne sont plus liées ou synchronisées avec l'élément Outlook correspondant.

Synchroniser les requêtes et les sujets d'éléments Outlook liés

Vous pouvez synchroniser une requête ajoutée à votre map pour obtenir des résultats actualisés ou synchroniser les sujets de résultats individuels de la requête. Vous pouvez également synchroniser des sujets d'éléments Outlook liés que vous avez ajoutés directement à la map. Si vous avez modifié les propriétés d'un sujet d'élément Outlook, vos modifications seront envoyées vers Outlook et vice-versa.

Synchroniser une requête

• Sur votre map, cliquez sur l'icône de sujet de requête Outlook , puis sur Synchroniser les sujets de requête avec Outlook.

MindManager exécute à nouveau la requête pour vous proposer les résultats actualisés.

Synchroniser tous les éléments Outlook – toutes les recherches et les sujets d'éléments Outlook liés individuels

• À partir de l'onglet Tâche, groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, cliquez sur Éléments Outlook, puis sur Synchroniser tous les éléments Outlook de la map.

Synchroniser des éléments spécifiques

• Sélectionnez les sujets que vous souhaitez synchroniser. À partir de l'onglet Tâche, groupe Envoi de tâches, ou de l'onglet Avancé, groupe Tableaux de bord, cliquez sur Éléments Outlook, puis sur Synchroniser les éléments Outlook sélectionnés.

• Sur un sujet d'éléments Outlook lié, cliquez sur l'icône de l'élément Outlook, puis cliquez sur Synchroniser avec Outlook.

• Appuyez sur la touche F5.

Règles de synchronisation

Dans certains cas, si un élément a été modifié à la fois dans Outlook et MindManager depuis la dernière synchronisation, il vous sera demandé de résoudre le conflit. La synchronisation applique ces règles.